Når brukes sjekklister?
- For å redusere muligheten for feil og variasjon i prosesser og bidra til å sikre jevn kvalitet uavhengig av tidspunkt, stressnivå og hvem som utfører arbeidet.
- I avdelinger med stor gjennomstrømning av personell eller der det er mange som utfører de samme oppgavene.
- For å sikre god koordinering og gjennomføring, særlig der flere er involvert. Sjekklisten kan si noe om hvem som skal utføre handlingen og når den skal gjennomføres.
- For å innføre nye prosesser ifm forbedringsarbeid.
- Under utførelse av prosedyrer.
Hvordan utvikles sjekklister?
Utviklingen av sjekklister bør sees i lys av beskrivelse for Metode for kvalitetsforbedring. Punkter som er relevante i arbeid med å utvike sjekklister er:
- Forankring i ledelsen, fagmiljøet og hos andre berørte parter
- Klargjøre kunnskapsgrunnlaget, inkludert eventuelle eksterne krav (lover, forskrifter, faglige veiledere/retningslinjer og politiske vedtak) og interne krav (prosedyrer, rutiner og etiske regler). Hvis det finnes faglige veiledere/retningslinjer på et område er dette eksterne føringer som må tas hensyn til i utarbeidelsen av sjekklister. For eksempel er det utgitt veiledende retningslinjer som sier hvilke punkter som skal inngå i en sjekkliste før utskrivning av pasienter innenfor rusfeltet/psykisk helsevern.
- Kartlegge dagens prosess i et flytskjema og reflektere over dette
- Bli enige om hvordan prosessen skal være.
- Standardiser prosessen i et program /prosedyre.
- Utarbeid sjekklisten som en huskeliste:
- Få med viktig informasjon, som tidsfaktorer, rekkefølge, plassering og hvem som er ansvarlig.
- Lag en kolonne hvor man haker av etter hvert som man gjør tingene med dato og signatur.
- Gjør den enkel, oversiktlig og forståelig med tanke på dem som skal bruke den.
- Skriv veiledende tekster, som når og i hvilke situasjoner sjekklisten skal brukes.
- Sjekklisten prøves ut i en mindre periode. Det innhentes tilbakemeldinger for justering av sjekklisten i både innhold og form.
- Implementer sjekklisten og gjør den tilgjengelig for alle som på et tidspunkt vil kunne bruke den.
- Det er viktig at én person har ansvaret for å revidere sjekklisten etter hvert som det skjer endringer i prosessene /prosedyrene, med bakgrunn i f. eks endringer i lover, forskrifter, ressurser, kunnskapsgrunnlaget med mer.
- Se beskrivelse av skåringsskjema for å kunne måle hvilken grad sjekklisten følges.
