Et vellykket forarbeid innebærer at man vurderer følgende:

• Formålet? Hva ønsker man å oppnå innsikt i - hva skal man fokusere på?
• Brukermedvirkning: Hvis det er brukerne som skal intervjues, bør man vurdere om det er mulig å involvere en eller flere representanter for brukerne i planlegging og gjennomføring.
• Hvem skal lede intervjuet? En undersøkelse har vist at brukerne tør å være mer kritiske hvis de intervjues av andre brukere i fokusgruppeintervju og at Bruker spør bruker er særlig velegnet til å få fram ”de laveste stemmene”. Dette forutsetter god opplæring i metoden. (se www.brukererfaring.no) Man kan også bruke eksterne konsulenter eller ansatte med relevant kompetanse.
• Hvem skal delta? Hvor bredt skal utvalget være? Er det nok å invitere den gruppa som er innlagt i avdelingen? Hvis de ansatte skal intervjues, hvilke yrkesgrupper bør delta?
• Hvor? Det er viktig med god tilgjengelighet og at lokalet er velegnet og hyggelig.
• Invitasjon: Deltakerne bør få en skriftlig invitasjon. I noen sammenhenger kan det være nødvendig å tilby transport.
• Intervjuguide: Man lager en tematisk guide med åpne spørsmål eller emner. En god guide er vanligvis fra en til tre A4-sider og er organisert som en liste med spørsmål eller punkter under en rekke overordnede emner. Samtalen kan gjerne utvikle seg fra intervjuguiden og det er ordstyrerens rolle å forfølge de (relevante) spor, som deltakerne kommer inn på.
• På bånd eller notater? For å få med alle poengene kan det være nyttig å ta opp fokusgruppen på bånd. Dette må i så fall klareres med deltakerne på forhånd og båndet må slettes så snart man har fått skrevet ut resultatene. Alternativet er å ha en person til stede som er ansvarlig for å notere ned hva deltakerne sier. Det er svært vanskelig å lede gruppen og samtidig få med seg alle viktige innspill.