Nødvendig materiale: Post it-lapper eller tilsvarende, penn eller tusj, stor arbeidsflate (vegg, bord eller gulv).
- Del ut post-it lapper til alle deltakerne. Bli enige om maksimum antall ord på hver lapp.
- På hver lapp skrives så ideene, årsakene eller løsningene fra idédugnaden eller de dataene / innspillene dere ønsker å sortere.
- Spre lappene vilkårlig ut over en stor arbeidsflate slik at alle lappene er synlig for alle deltakerne. Hele teamet samles rundt lappene og deltar i det neste steget.
- Gå gjennom alle lappene på arbeidsflaten og avklar hvordan den enkelte lapp/ide, årsak, løsning skal forstås.
- Se etter ideer/tema som på en eller annen måte synes å ha sammenheng med hverandre, og plasser dem ved siden av hverandre i grupper/områder.
- For at alle skal delta på lik linje er det viktig at ingen snakker under denne delen av prosessen:
- Alle deltakerne er med på å plassere lappene, gjerne etter tur.
- Det er lov å flytte en lapp som er plassert i en gruppe til en annen. Om en ide passer i to grupper kan man lage en ekstra lapp.
- Gjenta til alle lappene er gruppert. Det er lov å ha noen enslige lapper som ikke synes å kunne grupperes med andre.
- For å få så god tid som mulig på dette viktige punktet, og få med flest mulig av medarbeiderne, kan lappene henges opp på et fellesområde og grupperingen kan finne sted over flere dager.
- Nå kan teamet igjen snakke og for eksempel diskutere overraskende mønstre og spesielle grunner for å flytte kontroversielle lapper. Når grupperingen er ferdig velges det en overskrift for hver gruppe/ kategori. Se etter en lapp som sammenfatter gruppens hovedidé og plasser den som overskrift øverst i gruppen. Om det ikke allerede finnes en slik lapp så kan man lage den. Det er ofte lurt å fremheve denne lappen med en annen farge.
- Det kan være nyttig og se etter nivåforskjeller mellom gruppene/områdene, er det noen som er overordnet andre? Se også etter sammenhenger og motsetninger.
- Det kan være nyttig å rangere gruppene etter viktighet, avhengig av hva man skal bruke analysen til.
Er det vanskelig å bli enige kan man gjennomføre følgende prosess: Hver enkelt prioriterer ved å sette poeng fra 3 (viktigst) til 1(minst viktig) på de tre grupper/områder vedkommende synes er viktigst. Deretter summeres poengene, og den gruppen som får høyest poengsum prioriteres i det videre arbeidet.