- Definer et analyseområde, dvs et organisatorisk, geografisk eller funksjonelt nivå som skal analyseres. Involver flest mulig som er berørt av det gitte området for best mulig kartlegging.
- Definert de uønskede hendelsene som kan inntreffe. Hver uønskede hendelse konkretiseres og formuleres så presist som mulig.
- Gjennomfør en analyse av hver hendelse ut fra punktene nedenfor. Lag gjerne et standardskjema / standardoppsett som er felles for analysen av alle hendelsene.
- Mulige årsaker til hendelsene listes opp. For hver årsak beskrives de eksisterende og nye forebyggende tiltak.
- Hvor ofte inntreffer hendelsen? Angi hyppighet hvis det er gjort målinger (f.eks. avviksregistrering).
- Konsekvensene av den uønskede hendelsen beskrives. Definer dette for ulike konsekvensområder, som for eksempel pasient, personell, materiell, tjenesteproduksjon og nærmiljø.
- Skadebegrensende tiltak, eksisterende og nye mulige tiltak beskrives.
- Risikoanalyse basert på vurdering av sannsynlighet og konsekvens: Anslå sannsynligheten og konsekvensen for at hendelsen kan inntreffe. På bakgrunn av anslått sannsynlighet og konsekvenser anslås risikoen for den uønskede hendelsen. Tabell 1 nedenfor viser eksempel på en slik risikoanalyse kan gjøres. (klikkbart til eksempelet)
- Risikoreduserende tiltak foreslås i prioritert rekkefølge av den som utfører analysen.
- Skaff oversikt over de ulike hendelsene som er blitt beskrevet, og sorter dem ut fra risikonivå, årsaksfaktorer, foreslåtte tiltak og/ eller tema.
- Analyser hendelsene. Vurder om ansvarsforholdene er klart nok definerte. Analysen vil være en del av grunnlaget når ansvarlig leder tar beslutning om videre oppfølging og tiltak. SWOT-analyse kan være et nyttig verktøy i arbeidet med å planlegge tiltak.
Betraktninger
- Forberedelser: En god forankring i ledelsen er avgjørende. Det er ledelsen som har ansvaret for kartleggingen av organisasjonens risiko og sårbarhet, og ledelsens engasjement vil være nødvendig for å gi kartleggingen legitimitet i resten av organisasjonen.
- Ofte vil det være nødvendig med en person som kan gi veiledning og være pådriver i avdelingene. Dette behovet reduseres etter hvert som avdelingene blir kjent med verktøyet.
- ROS-analysen forutsetter regelmessig oppfølging. Nye faktorer som teknologi, endret ressursgrunnlag og nye oppgaver kan endre grunnlaget for analysen.
