Den overordnede organiseringen og gjennomføringen av et gjennombruddsprosjekt kan beskrives vha. figur 2. Innholdet i de enkelte elementer kan til en viss grad varieres, men den fastlagte struktur og dertil hørende stramme tidsplan er avgjørende for bruken av metoden.

1. Forberedelsesfasen
Den første fasen er en forberedelsesfase. Kvalitetsafdelingen i Århus Amt i Danmark har lang erfaring med gjennombruddprosjekter og anbefaler at forberedelsesfasen til et gjennombruddsprosjekt varer i ca. 26-35 uker. I løpet av denne fasen skal det blant annet:

• nedsettes en styringsgruppe for gjennombruddsprosjektet
• velges emne for prosjektet
• nedsettes et prosjektsekretariat
• nedsettes en ekspertgruppe/ressursgruppe eller avholdes en dialogkonferanse
• utarbeides en inspirasjonskatalog eller anbefalinger med konkrete endringstiltak, som baserer seg på "best praksis"
• utpekes deltakende team som forankrer prosjektet i egen virksomhet, definerer roller og klargjør forventninger

2. Prosjektfasen
Selve prosjektfasen varer mellom ½ - 1 år. I denne tiden arbeider teamene aktivt med kvalitetsutvikling og forbedring av eksisterende praksis.
Prosjektfasen er inndelt i:

• tre til fire læringsseminarer
• tre til fire aktivitetsperioder

På læringsseminarene får teamene undervisning og veiledning i metoder, verktøy og prosessarbeid, samt mulighet til å forberede det videre arbeidet. En sentral aktivitet på disse seminarene er at teamene formidler eget arbeid til hverandre; erfaringer, utarbeidede redskaper, resultater m.m., gjennom rapporter, utstilling av postere og framlegging i smågrupper.
Aktivitetsperiodene er tiden mellom læringsseminarene. Teamene arbeider med endringstiltak lokalt, og blir støttet og veiledet av prosjektsekretariatet.
I noen gjennombruddsprosjekter leverer teamene jevnlig målinger/ rapporter til veilederne.

3. Spredningsfasen
På læringsseminar 2 og 3 arbeides det målrettet med implementering og spredning av vellykkede forbedringstiltak. Ledelsesrepresentanter inviteres til å delta og utarbeide en lokal spredningsstrategi i samarbeid med teamene. Formålet er å spre prosjekterfaringer til andre deler av organisasjonen. I Danmark har prosjektsekretariatet holdt regionale nettverksmøter om spredning i løpet av spredningsfasen.

I noen gjennombruddsprosjekter arrangeres det egne spredningsseminarer eller det lages et erfaringshefte som gis ut som del av spredningsfasen.
Spredningsarbeidet kan også tilrettelegges som en 2. bølge av gjennombruddsprosjektet, hvor spredningen blir som et nytt gjennombruddsprosjekt med samme innhold, men med nye team. Spredningsfasen kan variere fra prosjekt til prosjekt, avhengig av hvilke aktiviteter som planlegges.

Denne beskrivelsen bygger på artikler på hjemmesidene til Den norske legeforening og Kvalitetsafdelingen, Århus Amt.

Artikler:
Juan Robbie Mathisen; Gjennombruddprosjektet - en beskrivelse av konseptet,
http://www.legeforeningen.no/index.gan?id=10231
Kvalitetsafdelingen, Århus Amt: www.videnscentergennembrud.dk
Langley, Gerald J., Nolan, Kevin M., Nolan, Thomas W., Norman, Clifford L. and Provost, Lloyd P.: The Improvement Guide. San Francisco: Jossey-Bass 1996.
The breakthrough Series” IHI’s Collaborative Modell for Achieving Breakthrough Improvement”, Innovation Series, Institute for Healthcare Improvement, Boston 2003.