Forståelse av filosofien er viktig for å lykkes i det praktiske arbeidet med AI.
Det er ofte hensiktsmessig å la prosessen følge 5 faser, kalt 5D-modellen (Oppdagelse er Discovery og Planlegging er Delivery i den engelske versjonen).
Det understrekes at det ikke finnes én riktig måte å bruke AI; metoden må hele tiden tilpasses den virkeligheten den skal brukes i.

1. Definisjonsfasen
Her velger man et positivt fokus på et aktuelt område i virksomheten/ organisasjonen. Man stiller spørsmål som:

• Hva ønsker vi å styrke eller forbedre i vår organisasjon?
• Hva er det beste vi kan bringe fram i organisasjonen?

I større organisasjoner nedsetter man oftest en prosjektgruppe/- organisasjon med ledere og medarbeidere. Disse har hovedansvaret for å definere mål, planlegge og gjennomføre prosessen. Det er viktig at de informerer og involverer de andre underveis, slik at alle følger opp det positive fokuset. Forankringen er nødvendig i arbeid med AI – på samme måte som i tradisjonelt forbedringsarbeid.

Gjennomføring av de videre fasene i prosessen kan for eksempel være vha seminarer, fagdager, dialogkonferanse med mer, enten flere dagssamlinger eller en samling over flere dager.

2. Oppdagelse
I denne fasen involverer man flest mulig i organisasjonen (og andre interessenter dersom det er aktuelt) i å undersøke når organisasjonen fungerer aller best i forhold til det valgte fokuset. Dette gjøres ved hjelp av parvise intervjuer á ca.15 min, etter en intervjuguide som man har utviklet på forhånd. Spørsmålene dreier seg om når man opplevde at det valgte fokuset fungerte aller best og ga mest verdi og energi til pasienter, ansatte, ledere og organisasjonen.

Etterpå arbeider man videre i grupper hvor man deler de gode erfaringene ved hjelp av korte oppsummeringer. Deretter diskuterer man hva som er de kloke grepene og forutsetningene for å lykkes. Dette skrives ned og samles inn.

3. Drømmefasen
Man lager en drøm / visjon om hvordan organisasjonen vil se ut hvis de kloke grepene og forutsetningene for å lykkes var til stede en større del av tiden. Drømmen skal ikke være urealistisk, men et bilde av hvordan det ville sett ut når alt funger på sitt beste hele tiden.

I denne delen av prosessen brukes ofte metoder som stimulerer til fantasi og kreativitet, for eksempel tegning og illustrasjoner.

4. Designfasen
Her involverer organisasjonen sine deltakere i å forestille seg hvordan strukturer, prosesser og kulturelle mønstre bør være for at drømmen/visjonen skal kunne bli virkelighet. Dette er de praktiske forutsetningene for å lykkes. Man konstruerer en ønsket fremtid, framfor å legge en handlingsplan.

• Hvordan skal vi arbeide sammen?
• Hvordan bør organisasjonen se ut?
• Hvordan bør vi utvikle vår kompetanse?

I dette arbeidet kan man godt ta utgangspunkt i en organisasjonsmodell som man allerede har valgt å arbeide med i organisasjonen.

5. Realiseringsfase (også kalt ”Planleggingsfase”)
Deltakerne inviteres til å identifisere hvilke skritt som må tas for å bringe organisasjonen i riktig retning og realisere drømmen.

Det er to nivåer i denne fasen: Det organisatoriske nivået og det individuelle nivået. Det organisatoriske nivået har fokus på hva deltakerne som organisasjon kan og vil gjøre for å skape drømmen. Det individuelle nivået fokuserer på hva den enkelte deltaker kan og vil bidra med.

Et verktøy for arbeidet i denne fasen er å lage et ”veikart” over hvilke skritt som må tas, når det skal gjøres, hvem som skal involveres og hvordan målene skal nås. Dette er det organisatoriske nivået. Deretter bes den enkelte om å definere hva de selv skal bidra med for å nå organisasjonen sitt mål.